Meertens Vastgoed B.V., handelend onder de naam VOS Specialisten, verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening op het gebied van vastgoed, taxatie, grondverwerving, onteigening, schadeloosstelling, nadeelcompensatie en aanverwante advisering.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Meertens Vastgoed B.V. is in alle gevallen de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens

Meertens Vastgoed B.V.
handelend onder de naam VOS Specialisten
Bethlehemstraat 2
6041 EB Roermond
Telefoon: 06 50 69 23 99
E-mail: info@vos-specialisten.nl
Website: www.vos-specialisten.nl

Wanneer wij uitsluitend in opdracht en volgens schriftelijke instructies van een andere organisatie persoonsgegevens verwerken, kunnen wij voor die specifieke verwerking optreden als verwerker. In dat geval maken wij hierover afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Meertens Vastgoed B.V. heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat daartoe op dit moment geen wettelijke verplichting bestaat.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder meer:

• cliënten en potentiële cliënten;
• eigenaren, huurders, pachters en andere rechthebbenden;
• wederpartijen en hun vertegenwoordigers;
• contactpersonen bij overheden en ondernemingen;
• deskundigen, advocaten, notarissen, accountants en andere adviseurs;
• leveranciers en zakelijke relaties;
• bezoekers van onze website;
• sollicitanten en eventuele medewerkers.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de aard van het contact, de opdracht en het dossier.

Contact- en identificatiegegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres, woonplaats en correspondentieadres;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum en, wanneer noodzakelijk, geboorteplaats;
• functie, werkgever of organisatie;
• handtekening;
• gegevens waarmee wij uw identiteit kunnen verifiëren.

Wij vragen of bewaren niet standaard een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Dit gebeurt alleen wanneer daarvoor een wettelijke noodzaak bestaat of wanneer identificatie niet op een minder ingrijpende manier mogelijk is. Gegevens zoals het BSN, de pasfoto en het documentnummer worden alleen verwerkt als dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is.

Financiële en fiscale gegevens

Afhankelijk van de opdracht kunnen wij verwerken:

• bankrekeninggegevens;
• inkomens-, omzet- en winstgegevens;
• jaarrekeningen en belastingstukken;
• financieringen, hypotheken en andere verplichtingen;
• eigendoms- en vermogensgegevens;
• facturen en betalingsgegevens;
• gegevens over schade, schadeloosstelling en vervangingsinvesteringen.

Vastgoed- en dossiergegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

• kadastrale gegevens;
• eigendoms- en gebruiksrechten;
• koop-, huur-, pacht- en erfpachtovereenkomsten;
• taxaties, waarderingen en schadeloosstellingsberekeningen;
• vergunningen, tekeningen en planologische gegevens;
• foto’s, kaarten en gegevens over gebouwen en percelen;
• correspondentie, gespreksverslagen en onderhandelingsstukken;
• gegevens uit openbare registers en openbare besluiten;
• gegevens die nodig zijn voor bezwaar-, beroeps- of gerechtelijke procedures.

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

In een vastgoed-, schade- of onteigeningsdossier kunnen incidenteel gevoelige gegevens voorkomen, bijvoorbeeld over gezondheid, gezinssituatie of andere persoonlijke omstandigheden.

Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor:

• de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• de uitvoering van een wettelijke taak of verplichting;
• de behandeling van uw dossier;
• een ander doel waarvoor de AVG en Uitvoeringswet AVG verwerking uitdrukkelijk toestaan.

Wij verwerken geen strafrechtelijke gegevens, BSN of volledige kopieën van identiteitsdocumenten zonder een concrete wettelijke grondslag of aantoonbare noodzaak.

Website- en technische gegevens

Bij het gebruik van onze website kunnen, afhankelijk van de gebruikte instellingen en uw toestemming, onder meer worden verwerkt:

• IP-adres;
• browsertype en apparaatcategorie;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• bezochte pagina’s;
• verwijzende website;
• technische fout- en beveiligingsgegevens;
• cookievoorkeuren.

Via het contactformulier verwerken wij in ieder geval uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en de inhoud van uw bericht. Verstrek via het openbare contactformulier bij voorkeur geen BSN, medische gegevens, kopieën van identiteitsdocumenten of andere zeer gevoelige informatie.

4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van u;
• van onze opdrachtgever;
• van een door u aangewezen vertegenwoordiger of adviseur;
• van overheden, wederpartijen en andere betrokkenen bij een dossier;
• van het Kadaster, het Handelsregister en andere openbare registers;
• uit openbare besluiten, websites en publicaties;
• van advocaten, notarissen, accountants, taxateurs en andere deskundigen;
• via onze website, het contactformulier en zakelijke communicatiekanalen.

Wanneer wij gegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, verwerken wij deze alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat en de gegevens relevant zijn voor het doel van de verwerking.

5. Voor welke doeleinden en grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

Wanneer een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere rechtmatige verwerkingen niet ongedaan.

6. Zorgvuldigheid bij dossierverwerking

Onze dossiers kunnen aanzienlijke financiële en persoonlijke belangen bevatten. Wij verwerken daarom niet méér persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is voor de opdracht.

Waar mogelijk:

• beperken wij de gegevens tot het relevante dossier;
• schermen wij niet-noodzakelijke persoonsgegevens af;
• delen wij gegevens alleen met personen die deze nodig hebben;
• gebruiken wij beveiligde overdrachtsmethoden;
• controleren wij ontvangers en e-mailadressen;
• leggen wij geheimhoudings- en beveiligingsafspraken vast.

De omvang van een taxatie-, onteigenings- of schadeloosstellingsdossier kan meebrengen dat ook gegevens van gezinsleden, werknemers, huurders, pachters, mede-eigenaren of andere betrokkenen worden verwerkt. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor zover zij relevant zijn voor de opdracht of procedure.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

De vermelding “delen met derden: niet van toepassing” uit de oude verklaring was niet juist. Voor een professionele vastgoed- en dossierpraktijk kan gegevensdeling noodzakelijk zijn.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• onze opdrachtgever en diens bevoegde vertegenwoordigers;
• advocaten, notarissen, accountants, fiscalisten en andere deskundigen;
• taxateurs, bouwkundigen, bodemdeskundigen en bedrijfseconomische adviseurs;
• overheden, bestuursorganen, rechtbanken en andere bevoegde instanties;
• het Kadaster en andere registers;
• wederpartijen en hun adviseurs, voor zover noodzakelijk voor onderhandelingen of procedures;
• banken, verzekeraars en financiële instellingen, wanneer dit voor de opdracht nodig is;
• leveranciers van e-mail, hosting, cloudopslag, dossierbeheer, boekhouding en IT-beveiliging;
• partijen die onze website, formulieren en communicatie technisch ondersteunen;
• toezichthouders en opsporingsinstanties wanneer wij wettelijk tot verstrekking verplicht zijn.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Zelfstandig bevoegde beroepsbeoefenaren, overheden en gerechtelijke instanties kunnen voor hun eigen verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

8. Gebruik van digitale en AI-ondersteunde hulpmiddelen

Wij kunnen digitale hulpmiddelen gebruiken voor onder meer documentbeheer, zoeken, structureren, samenvatten en voorbereiden van analyses. Als daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, gelden dezelfde eisen van noodzakelijkheid, vertrouwelijkheid en beveiliging als bij andere verwerkingen.

Vertrouwelijke dossierinformatie wordt niet zonder beoordeling ingevoerd in vrij toegankelijke digitale of AI-diensten. Wanneer een externe leverancier als verwerker optreedt, beoordelen wij onder meer:

• welke gegevens noodzakelijk zijn;
• waar de gegevens worden verwerkt;
• of gegevens voor andere doeleinden of modeltraining worden gebruikt;
• welke bewaartermijnen gelden;
• welke contractuele en beveiligingswaarborgen aanwezig zijn.

AI-uitkomsten worden niet zonder menselijke controle gebruikt voor wezenlijke juridische, financiële of taxatietechnische conclusies.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken.

Wij staan een dergelijke doorgifte alleen toe wanneer daarvoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover de ontvanger daar geldig onder is gecertificeerd;
• door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen;
• een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

Waar nodig beoordelen wij aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De termijn hangt af van het doel, de aard van het dossier, wettelijke bewaarplichten, beroepsregels en mogelijke aansprakelijkheids- of verjaringstermijnen.

Een dossier kan langer worden bewaard wanneer dit nodig is vanwege een lopende procedure, een mogelijke beroeps- of aansprakelijkheidskwestie, een wettelijke verplichting of een toepasselijke beroepsregel. Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd, geanonimiseerd of veilig vernietigd.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor de technische werking, beveiliging en correcte weergave van de website. Hiervoor is in beginsel geen toestemming vereist.

Voorkeurscookies

Deze cookies kunnen door u gekozen instellingen onthouden. Afhankelijk van de werking kan hiervoor toestemming nodig zijn.

Analytische cookies

Analytische cookies geven inzicht in het gebruik en functioneren van de website. Als deze cookies privacyvriendelijk zijn ingesteld en slechts geringe gevolgen voor bezoekers hebben, kan toestemming onder omstandigheden achterwege blijven. In andere gevallen worden zij pas na toestemming geplaatst.

Marketingcookies en externe inhoud

Tracking- of marketingcookies en cookies van externe diensten, zoals sociale media, video’s of ingesloten inhoud, worden alleen geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

U moet niet-noodzakelijke cookies kunnen weigeren en uw keuze later kunnen wijzigen. Het weigeren van deze cookies mag de normale toegang tot de website niet blokkeren.

De actuele cookie-instellingen, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen moeten in de cookiebanner of een afzonderlijk cookieoverzicht worden vermeld.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Meertens Vastgoed B.V. neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die voor personen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Digitale hulpmiddelen kunnen werkzaamheden ondersteunen, maar inhoudelijke beslissingen, taxaties, adviezen en dossierconclusies worden door een deskundige beoordeeld.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en onbedoelde openbaarmaking.

Afhankelijk van het risico kunnen deze maatregelen bestaan uit:

• toegangsbeveiliging en sterke wachtwoorden;
• meervoudige authenticatie;
• actuele software en beveiligingsupdates;
• versleutelde verbindingen en gegevensoverdracht;
• beveiligde back-ups;
• beperking van toegangsrechten;
• geheimhoudingsafspraken;
• zorgvuldige selectie van IT- en clouddienstverleners;
• procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken;
• periodieke controle van bewaartermijnen en toegangsrechten.

Vermoedt u misbruik, verlies of een beveiligingsincident? Meld dit dan zo spoedig mogelijk via info@vos-specialisten.nl.

14. Uw privacyrechten

U kunt ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens, voor zover het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• bezwaar tegen een verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van een eerder gegeven toestemming.

Deze rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer gegevens nodig blijven voor een wettelijke verplichting, geheimhoudingsplicht, rechtsvordering of de bescherming van de rechten van anderen. In dat geval lichten wij onze beslissing toe.

U kunt uw verzoek sturen naar:

info@vos-specialisten.nl

Vermeld daarbij op welk recht en welke verwerking uw verzoek betrekking heeft. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of een groot aantal verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u dan tijdig.

Vaststellen van uw identiteit

Wij moeten voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt. Daarom kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen.

Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee. Wij kiezen eerst voor een minder ingrijpende verificatiemethode. Alleen wanneer dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, vragen wij om aanvullende identificatie.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs mogelijk en noodzakelijk is.

Meertens Vastgoed B.V. / VOS Specialisten
Roermond, 25 juli 202